Die korrekte Abwesenheitsnotiz

Gepostet 10.12.2019, Martina Schuler

Die Abwesenheitsnotiz ist eine nicht zu unterschätzende, informative Antwort für den Sender oder die Senderin einer E-Mail. Darum sollten konkrete Punkte erwähnt und passend formuliert werden.

Eine korrekte Abwesenheitsnotiz sollte nicht allzu leger formuliert sein. (© Janina Dierks / Adobe Stock)
Eine korrekte Abwesenheitsnotiz sollte nicht allzu leger formuliert sein. (© Janina Dierks / Adobe Stock)

Ferien in Sicht! Fehlt nur noch die E-Mail-Abwesenheitsnotiz. Und genau diese solltest du bewusst und korrekt erstellen. Denn der Empfänger oder die Empfängerin soll sich ernst genommen und gut informiert fühlen. Mit unserer Checkliste ist das schnell erledigt. 

Eine gute Abwesenheitsnotiz

Beinahe jedes E-Mail-Programm verfügt über eine integrierte Funktion für eine Abwesenheitsnotiz. Wird diese aktiviert, werden alle eingehenden E-Mails automatisch mit dem von dir vorgefertigten Text beantwortet. Dieser enthält idealerweise folgende Punkte:

  • Im Betreff/Titel solltest du zur Sache kommen. Schreibe kurz und knackig, worum es geht.
  • Formuliere eine angemessene Begrüssung und bedanke dich für die Nachricht. Das zeigt Wertschätzung.
  • Bleibe stets sachlich. Schadenfreude à la „Ich habe Ferien – Du musst zur Arbeit“ sollte bei der Abwesenheitsnotiz nicht mitschwingen. 
  • Gib ein konkretes Datum an, ab wann du wieder erreichbar bist. Dazu gibts noch einen Extra-Tipp weiter unten. Den Grund musst du indes nicht nennen. Es ist nicht wichtig, wohin du gehst und was du dort privat oder beruflich machst.
  • Informiere den Absender oder die Absenderin, was mit der E-Mail geschieht. Wird sie weitergeleitet, bearbeitet oder bleibt sie bis zu deiner Rückkehr ungelesen?

  • Schreibe, wer dich allenfalls während deiner Abwesenheit vertritt und wie diese Person zu erreichen ist. Deine private Handynummer für dringende Fälle gibst du besser nicht bekannt – das stellt sich oft als Eigentor heraus.
  • Und wie geht es weiter, wenn du zurück bist? Nimmst du erst Rücksprache mit dem Absender, resp. der Absenderin oder wird die Anfrage direkt bearbeitet?
  • Wenn du international tätig bist, solltest du die Abwesenheitsnotiz zusätzlich in Englisch verfassen.
  • Und noch ein Extra-Tipp: Gib dein Rückkehrdatum mit ein bis zwei Tagen später als effektiv an. Dann hast du genügend Zeit, dich wieder einzuarbeiten und dir einen Überblick zu verschaffen.

Nun weisst du, worauf du achten sollst. Das reicht dir nicht? Hier ein paar konkrete Beispiele dazu. Damit geht es noch schneller und du kannst endlich in die wohl verdienten Ferien reisen. 

Checkliste: Das gehört in die Abwesenheitsnotiz

  • Aussagekräftiger Hinweis im Betreff
  • angemessene Begrüssung / Dank
  • Sachlichkeit bewahren
  • Grund der Abwesenheit muss nicht genannt werden
  • Datum, ab wann wieder erreichbar
  • Info, ob e-Mail gelesen, weitergeleitet oder stehen gelassen wird
  • Allfällige Vertretung mit Erreichbarkeit benennen
  • Falls international tätig, mehrsprachige Abwesenheitsnotiz verfassen

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