So gelingen Online-Meetings

Gepostet 17.12.2021, Priska Lagler

Virtuelle Meetings gehören mittlerweile vielerorts zum Alltag. Jedoch ist die Aufmerksamkeit und die aktive Teilnahme viel kleiner als bei realen Besprechungen. Mit wenigen Tipps und Tricks schaffen Sie es, ein effizientes und spannendes Online-Meeting zu gestalten.

Mit einem Zeitplan und Kollaborations-Tools gelingen Online-Meeting. Bild: Pexels
Mit einem Zeitplan und Kollaborations-Tools gelingen Online-Meeting. Bild: Pexels

Online-Meetings werden heutzutage regelmässig für kurze Besprechungen und Treffen verwendet. Für die Teilnehmenden ist es kein grosser Aufwand, anwesend zu sein – egal ob sie im Homeoffice arbeiten oder im Büro. Leider fehlt vielen die Erfahrung, wie man virtuelle Meetings als Host am besten moderiert und strukturiert. Hosts stören sich oftmals über wenige mündliche Rückmeldungen zu Themen, fehlende nonverbale Kommunikation oder kein Video der Teilnehmenden. Diese Tipps und Tricks helfen dabei, effiziente und sinnvolle Online-Meetings zu halten.

  • Zeitplan erstellen
  • Teilnehmende bewusst auswählen
  • Regeln definieren (z.B. Kamera an, Mikrofon aus)
  • Aktivität fördern (virtuelle Whiteboards, Umfragen)
  • Ruhige Teilnehmende einbeziehen

Bereiten Sie einen Zeitplan vor

Die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden in virtuellen Meetings ist oft kürzer. Daher sollten die wichtigen Themen und Diskussionspunkte strukturiert in einen Zeitplan eingeteilt werden. Planen Sie grob, wie viel Zeit ein Thema konkret beanspruchen soll und halten Sie sich daran. Den Zeitplan können Sie auch gerne im Vorhinein an die Teilnehmenden schicken oder zu Beginn des Meetings erläutern. So haben alle einen groben Überblick über den Ablauf des Meetings.

Der Host sollte zudem strikt sein und unnötige Nebendiskussionen verhindern bzw. abbrechen. Um Online-Meetings kurz und effizient zu halten, empfiehlt es sich, die notwendigen Informationen den Teilnehmenden vor dem Meeting zur Verfügung zu stellen. Die Aufgabe der Teilnehmenden ist es dann, vorbereitet in Meetings zu erscheinen. So sparen Sie Zeit und im virtuellen Meeting können die Themen direkt besprochen werden, ohne grosse Einführung. Es werden dann nur Unklarheiten, Rückmeldungen oder Meinungsverschiedenheiten geteilt.

Die Teilnehmenden begrenzen

Oftmals werden Führungskräfte oder Vorgesetzte in Online-Meetings eingeladen, obwohl es ihre Anwesenheit gar nicht braucht. Vor allem, wenn eine Entscheidung getroffen wird. Überlegen Sie also gut, wer es wirklich im Meeting braucht und ob diese Personen etwas zur konkreten Entscheidungsfindung beitragen. Damit ersparen Sie sich irrelevante Wortmeldungen. Ausserdem können Führungskräfte und Vorgesetzte die gesparte Zeit für andere Projekte und Aufgaben nutzen. Über die getroffenen Entscheidungen des virtuellen Meetings werden Sie meistens sowieso noch informiert, durch ein Protokoll oder eine Meeting-Zusammenfassung. 

(Kommunikations-)Regeln aufstellen

Definieren Sie Regeln für die Umgangsform in Online-Meetings. Beispielsweise dass die Kamera eingeschaltet sein muss oder dass sich die Teilnehmenden stummschalten, wenn sie nicht das Wort haben. Oftmals ist es schwierig zu koordinieren, dass nicht zwei Teilnehmende gleichzeitig beginnen zu reden. Hier schafft die “Hand-Hebe-Funktion”, die es in zahlreichen Konferenztools gibt, Abhilfe. Der Moderator bzw. die Moderatorin kann dann die Personen aufrufen.

Empfohlene Angebote

Aktive Teilnahme fördern

Es gibt unzählige Tools, mit denen Sie während des Online-Meetings die Aktivität der Teilnehmenden fördern. Dies kann beispielsweise ein virtuelles Whiteboard oder eine kurze Umfrage zur Meinungsfindung sein. Es ist wichtig, die Teilnehmenden nicht nur als Zuhörerinnen bzw. Zuhörer zu sehen. Sorgen Sie für Möglichkeiten, dass die Teilnehmenden aktiv dabei sind und auch ihren Beitrag am Meeting leisten.

Alle Teilnehmenden einbinden

Als Host merkt man relativ schnell, welches die gesprächsfreudigen Teilnehmenden sind und welche die eher ruhigen. Achten Sie darauf, dass Sie auch die ruhigen Teilnehmenden aktiv in virtuellen Meetings einbinden. Dies kann beispielsweise durch Small-Talk passieren oder indem Sie direkt diese Person ansprechen. Denn für Diskussionen und Meinungsfindungen ist es wichtig, mehrere Meinungen einzuholen.

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